পরিষেবা উন্নত করতে ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া মডেলিং ব্যবহার করা

একটি ফলাফল বা আউটপুট সহ একটি ইভেন্ট দ্বারা ট্রিগার হওয়া সংযুক্ত, পুনরাবৃত্তিযোগ্য ক্রিয়াকলাপগুলির একটি সিরিজে প্রতিটি সংস্থায় ব্যবসার প্রক্রিয়া প্রতিদিন ঘটছে। বিজনেস প্রসেস মনিটরিং (BPM) হল এই প্রক্রিয়াগুলির বিশ্লেষণ এবং তাদের প্রতিক্রিয়া, কর্মক্ষমতা সম্পর্কে অন্তর্দৃষ্টি প্রদান করে এবং পরিবর্তন পরিমাপ ও প্রভাব ফেলে।

যদিও সবকিছু পরিমাপ করা এবং নিরীক্ষণ করা লোভনীয় হতে পারে, ফোকাস হল মূল বিষয়। মেট্রিক্স অত্যধিক ব্যবসায়িক কৌশলের সাথে সঙ্গতিপূর্ণ হওয়া উচিত। ব্যবসায়িক ক্ষেত্রেও মূল মান দ্বারা উল্লেখযোগ্যভাবে প্রভাবিত হবে। উদাহরণস্বরূপ, খুচরা বিক্রেতা Argos প্রতিযোগীদের সাথে মূল্য তুলনা করতে পছন্দ করতে পারে, যেখানে জন লুইস গ্রাহক সন্তুষ্টি পরিমাপের উপর আরও বেশি মনোযোগ দিতে পারে। অন্যান্য মানদণ্ড হতে পারে একটি প্রক্রিয়া সম্পন্ন হতে সময় লাগে; সারিবদ্ধ সময়; বিক্রয়ের পরিমাণ বা শতাংশ; কতবার সার্ভিস লেভেল এগ্রিমেন্ট (SLA) পূরণ হয় বা মিস হয়; ত্রুটি বা ত্রুটি তৈরি; বা অনুপাত যেমন রূপান্তর বা সাফল্যের হার।

এই বিবেচনাগুলি ঘুরেফিরে ব্যবহার করা পদ্ধতিগুলিকে প্রভাবিত করবে (যেমন সিক্স সিগমা বা লীন), কোন মডেলিং কৌশল ব্যবহার করা হবে (যেমন BPMN) এবং কোন সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করা হবে- কেবল একটি অঙ্কন সরঞ্জাম (যেমন ভিসিও), একটি CASE (কম্পিউটার সহায়তা) সিস্টেম ইঞ্জিনিয়ারিং) টুল যেমন এন্টারপ্রাইজ আর্কিটেক্ট বা একটি প্রসেস মডেলিং টুল যা প্রসেসগুলিকে অনুকরণ করে (যেমন ARIS)। একটি খুব শক্তিশালী পদ্ধতি সবকিছু নথিভুক্ত করবে কিন্তু এটি শীর্ষ ভারী হতে পারে।

জনপ্রিয় ঐকমত্য, অন্তত আজ, একটি আরো "চলা" পদ্ধতি গ্রহণ এবং গুরুত্বপূর্ণ বা উচ্চ ভলিউম জিনিসগুলিতে ফোকাস করা সর্বোত্তম ফলাফল দিতে পারে।

একবার ব্যবসায়িক কেস এবং মেট্রিক্স নির্ধারিত হয়ে গেলে, প্রকল্প পরিকল্পনা শুরু হতে পারে।

নিয়মিত রিপোর্টিং সহ একটি টাইমস্কেল প্রতিটি পর্যায়ের জন্য সম্মত হওয়া উচিত এবং একটি ব্যয় সুবিধা বিশ্লেষণ এবং অন্যান্য সীমাবদ্ধতাগুলি সমাধান করা উচিত। তারপরে প্রক্রিয়াগুলিকে দেখা সম্ভব হয়, যা উপাদান বা কাজ এবং ব্যবসায়িক নিয়ম বা পদ্ধতি নিয়ে গঠিত এবং তাদের কার্যকারিতা মূল্যায়ন করে। প্রক্রিয়াটির খরচ কত? মানের দিক থেকে, এবং দক্ষ, মানুষ এবং সম্পদের পরিপ্রেক্ষিতে এটি কতটা কার্যকর? এটি কত ঘন ঘন দেখায় বা SLA বা সময়মত কাজ সম্পাদন করে? এটি কতটা নমনীয়, বিশেষ করে ব্যতিক্রমগুলির সাথে কাজ করার সময়?

প্রমিতকরণের কাজ বা প্রক্রিয়াটির স্বয়ংক্রিয়তা বাড়ানোর সুযোগ রয়েছে কিনা তা বিবেচনা করুন। প্রায়শই, এটি আবিষ্কৃত হয় যে একটি প্রক্রিয়া প্রয়োজনের তুলনায় উদ্বৃত্ত হতে পারে। প্রকাশিত সমস্যাগুলির মধ্যে অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে: অনেকগুলি ত্রুটি বা খুব বেশি অপচয়; বাধা; অনুপস্থিত বা বিলম্বিত আইটেম; খারাপ, ভুল, অসম্পূর্ণ, বা সদৃশ ডেটা; গ্রাহক বা কর্মীদের অসন্তোষ; পদ্ধতির অত্যধিক পরিবর্তন; অনুপযুক্ত ব্যবসা নিয়ম; বা, দুর্বল নিরাপত্তা।

মূলত চিহ্নিত লক্ষ্য এবং মেট্রিক্সে ফিরে যাওয়ার মাধ্যমে, তারপরে পুনরায় ডিজাইন বা প্রতিস্থাপনের মাধ্যমে এই সমস্যাগুলি সমাধান করা সম্ভব হয়। উন্নতির মধ্যে আমলাতন্ত্রের অপসারণ, নিরাপত্তা বা অনুপস্থিত আইটেমগুলিকে ট্র্যাক করার জন্য চেক এবং ব্যালেন্সের প্রবর্তন বা এমনকি যদি এটি প্রক্রিয়াটিকে ধীর করে দেয় তবে তাদের অপসারণ অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে।

যখন পরিবর্তন বাস্তবায়নের কথা আসে, তখন স্টাফ এবং স্টেকহোল্ডারদের অনবোর্ড রয়েছে তা নিশ্চিত করার পরামর্শ দেওয়া হয় কারণ তারা পরিবর্তনের বিরুদ্ধে প্রতিরোধী প্রমাণিত হতে পারে। বাস্তবায়ন এবং যোগাযোগ পরিকল্পনা, নতুন প্রক্রিয়ার নথিভুক্ত করা এবং এটি পরীক্ষা করা, একটি ট্রায়াল বা পাইলটের মাধ্যমে, ট্রানজিশনকে মসৃণ করে তুলতে পারে তবে উন্নতির বৈধতা এবং সমর্থন করার জন্য নতুন মেট্রিক্সও ক্যাপচার করতে পারে। একবার পরিবর্তনগুলি বাস্তবায়িত হয়ে গেলে এবং কার্যকরভাবে কাজ করতে দেখা গেলে, পর্যায়ক্রমে পর্যবেক্ষণ এবং পর্যালোচনা করার পরামর্শ দেওয়া হয়।

পরিমাপ এবং পর্যবেক্ষণ প্রক্রিয়া প্রশংসনীয় তবে নিশ্চিত করুন যে নির্ধারিত লক্ষ্যগুলি যুক্তিসঙ্গত এবং সংস্থার অন্যান্য অংশের সাথে বা গ্রাহকের ক্ষতির সাথে বিরোধপূর্ণ নয়। এইভাবে, BPM প্রচুর পুরষ্কার এবং প্রতিযোগিতায় ইঞ্চি এগিয়ে যাওয়ার সুযোগ দিতে পারে।